Los negocios (explicados a mis nietas) (4)

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El proceso de los recursos

Como ya lo definimos anteriormente, los recursos son todos aquellos elementos que nos permiten operar económicamente nuestro negocio. Por supuesto que se habla de dinero, pero también de todo lo que se compra con ese dinero.

Vamos a hacer un recorrido detallado del proceso económico de un negocio desde sus inicios. Imaginemos que los socios se reúnen para comenzar un negocio. Es muy común que haya tres personajes al iniciar un negocio:

  • El que tiene la idea
  • El que tiene la plata
  • El que va a trabajar

El primero es el loquito de las ideas y de los inventos geniales quien generalmente no tiene un centavo para realizar su sueño. Acude entonces al que puede estar interesado en invertir en el negocio y le vende la idea. Este puede ser un “ángel” inversor que aportará el dinero inicial que se conoce como capital semilla.

Luego hay que buscar alguien que sepa de administrar un negocio y de conseguir más recursos para hacerlo realidad. Es el que va a dirigir y gerenciar toda la operación.

Es muy raro que una sola persona tenga todos los elementos, las habilidades y los recursos para cumplir las tres funciones. Usualmente el inversor no hace otra cosa que aportar el dinero y esta contribución queda perfectamente registrada en los libros de la empresa, en cambio el aporte de los otros, como no es tangible, no siempre queda claro.

Es este el momento en que se debe establecer la participación y la propiedad de cada uno en la empresa. Se escriben unos documentos muy serios en donde dice que determinado pedazo (porcentaje) de la empresa pertenece a cada uno y que está representado en un número de acciones (en inglés: shares) que tienen un valor inicial. Muy pronto el valor de esas acciones empezará a subir o bajar dependiendo de lo que ocurra en la empresa.

Pero empecemos la historia desde el momento cero.

Los socios aportan el dinero inicial y lo ponen en un lugar que vamos a llamar la caja. Podría ser una caja de galletas, una caja fuerte o debajo de un colchón, pero lo más conveniente es que abran una cuenta en un banco.

Cuando un socio aporta a un negocio tiene la expectativa de que algún día recibirá una retribución sobre esa inversión, la cual se conoce como los dividendos.

«Los socios aportan el capital inicial y esperan unos dividendos»

Muy pronto todos se dan cuenta de que la inversión que se necesita es mucho mayor. Con suerte encontrarán un banco que les preste el dinero principalmente para la adquisición de los activos fijos del negocio: edificios, maquinaria, vehículos.

Todas estas inversiones de largo plazo es buena idea que se financien con créditos también a largo plazo y aquí sí intervienen alegremente los bancos pues cuentan con respaldos tangibles para los préstamos. 

En las cuentas del negocio empiezan a aparecer obligaciones y créditos que generarán gastos financieros llamados intereses.

«Para adquirir activos fijos se recurre a créditos con los bancos»

Llega el momento de empezar a producir y se necesita conseguir a las personas que lo harán y a las que administrarán el negocio.

«Comienza la contratación de las personas y los gastos de administración»

Estamos listos para empezar a fabricar nuestros productos y hay que buscar proveedores de las materias primas que necesitamos. Con suerte, estos proveedores nos pueden dar un plazo para pagar los pedidos que les hacemos.

Fíjense que el color de todos estos bloques es deliberado. Representan cuentas pendientes por pagar.

«Se compra a crédito la materia prima a los proveedores»

Con todos los elementos listos, empezamos a fabricar nuestros objetos. Los recursos que hay en la caja nos deberían cubrir los gastos fijos de funcionamiento como los de personal, servicios, arrendamientos, etc.

Estos recursos se conocen como capital de trabajo o fondo de maniobra, y su consecución es muchas veces lo que pone en aprietos a los gerentes mientras llegan los dineros de las ventas. Ya hablaremos de eso más adelante.

«Empezamos a tener un inventario de productos terminados»

Los productos terminados empiezan a conservarse en alguna bodega y lo que allí tenemos se llama inventario. Podemos tener inventarios de materias primas, de productos en proceso y de productos terminados.

Nuestros recursos se han transformado en objetos que ahora son más valiosos y están listos para la venta. Se ha agregado valor y estamos a punto de empezar a recuperar ese valor.

Así que, ¡a vender!

«Comienza la labor comercial y el despacho de productos»

Las ventas resultan de la actividad comercial y el mercadeo que hagamos. Pero, como veremos más adelante, se basan en la capacidad que tengamos de transformar a las personas desde completos “ignorantes” de nuestro negocio a “fanáticos fervientes” de lo que somos y lo que hacemos.

Todo esto se transforma en un gran listado de clientes a los que les hacemos facturas que nos pagan inmediatamente (ventas de contado) o les damos un plazo para que lo hagan (ventas a crédito), ojalá no muy largo.

¡Y entonces nos llega dinero a la caja!

«Empezamos a facturar y a recibir los pagos de los clientes»

Estos recursos que provienen de las ventas son los primeros que no tenemos que devolver a quien nos lo proporciona. Los recibimos porque ya les dimos un valor representado en productos o servicios.

Pero la dicha es breve y llega el momento de hacer los pagos pendientes. Nótese que inmediatamente a la venta apareció un elemento nuevo dentro de los pendientes de pago: los impuestos.

Cuando hacemos negocios se generan obligaciones con la ciudad y el país en el que operamos. Existe un acuerdo con el Estado tal que si generamos valor, debemos aportar al funcionamiento de nuestra sociedad una parte de ese valor. Un primer impuesto, llamado IVA (Impuesto al Valor Agregado) lo paga el consumidor final y mi negocio simplemente actúa como recaudador de ese dinero, que hay que después pasar al Estado.

«Pagamos nuestras obligaciones»

Entonces procedemos a pagar nuestras obligaciones.

Primero los impuestos recaudados, que no es dinero nuestro; luego pagamos a los proveedores que gentilmente nos financiaron parte de la operación; después pagamos a los bancos sus intereses y abonamos a las deudas pendientes; descontamos los gastos de operación y por último (si queda) repartimos la utilidad entre los socios que tenemos: el Estado (nuevamente con el impuesto de renta) y los dueños (dividendos).

Se completa así el proceso económico de la empresa.

«El proceso económico de la empresa»

Si vemos con detenimiento el diagrama, podemos notar que hay un ciclo importante a tener en cuenta. Lo podemos llamar “el día a día” porque ocurre constantemente y es el que genera valor económico en el negocio. Cada vez que el dinero “da la vuelta”, se obtiene ganancia.

Veamos: el dinero de la caja se convierte en materias primas que se convierten en productos terminados que se venden y se convierten en facturas que se convierten en mayor dinero en la caja. La velocidad de cada una de estas conversiones es la que determina la salud y la rentabilidad del negocio.

«El flujo del efectivo»

Este flujo de efectivo es el sistema circulatorio del negocio. Como en un ser vivo, si se detiene, el negocio se muere. En la metáfora, el proceso comercial (las ventas) serían el corazón que bombea el flujo de dinero en el sistema.

No sirve de nada acumular recursos en ninguno de los bloques del diagrama. Tener dinero en la caja (efectivo) no es el objetivo del negocio. Pagar a los proveedores a tiempo o con anticipación puede generar descuentos y ahorros adicionales; acumular materias primas puede ser buena idea de acuerdo con los factores económicos (inflación, tasas de cambio) pero también convertir la materia prima en productos rápidamente produce eficiencias operativas (justo a tiempo) y ahorros en costos; vender y cobrar rápido es fundamental para recuperar el efectivo.

La dinámica de cada negocio es muy diferente y no es igual el movimiento de dinero de un supermercado que el de un vendedor de vehículos. Igualmente, la medición de los tiempos de recuperación de los recursos puede ser muy larga en los negocios agrícolas, por ejemplo, en comparación con los tiempos de otras industrias como las que procesan los alimentos de consumo diario.

Pero todos los negocios contienen los mismos bloques que podemos ordenar en dos columnas: los pasivos (lo que no es nuestro) y los activos (lo que tenemos).

«Los bloques fundamentales del negocio: activos y pasivos»

Los informes contables organizan la información de una forma muy clara, la cual permite conocer una fotografía de la situación del negocio en un momento determinado: el Balance General.

«La foto de mi negocio: el Balance General»

El Balance General es un informe que muestra la situación económica y financiera de un negocio en un momento específico. Se divide en tres partes principales: activos, pasivos y patrimonio.

  • Activo: Representa todo lo que la empresa posee o tiene derecho. Se clasifica en activo corriente y activo fijo.
    • Activo Corriente: Son recursos que se espera convertir en efectivo o consumir en el corto plazo (cuentas bancarias, cuentas por cobrar a clientes, inventarios).
    • Activo Fijo: Son los bienes de larga duración utilizados en la operación del negocio (propiedades, maquinaria, vehículos).
  • Pasivo: Representa las obligaciones financieras de la empresa.
    • Pasivo Corriente: Obligaciones que se deben pagar en el corto plazo (cuentas por pagar a proveedores, préstamos a corto plazo).
    • Pasivo a Largo Plazo: Deudas a largo plazo (préstamos bancarios).
  • Patrimonio: Representa la inversión de los dueños en el negocio y se calcula restando los pasivos totales de los activos totales.
«El reporte que nos indica si el negocio es rentable»

Para saber si el negocio genera utilidad a través de las ventas de productos y servicios, se presenta el Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados que se evalúa durante un periodo determinado, por ejemplo un trimestre o un año.

A las ventas del periodo se les resta el costo de los productos vendidos y se obtiene la Utilidad Bruta; luego se descuentan los gastos de operación y se obtiene la Utilidad Operacional. Utilidad y ganancia son sinónimos y se usan en forma intercambiable en todos los textos de administración, también se usa mucho la palabra renta para definir lo que deja un negocio y de allí surge el impuesto de renta.

A continuación se incluye un gasto llamado depreciación proveniente de calcular cuánto se han «usado» las propiedades, maquinarias y vehículos de la empresa durante este periodo. Por ejemplo, si se estima que la vida útil de un vehículo son 10 años, su depreciación anual será igual al valor de compra dividido por diez. Entonces, cada año en mis cuentas hago una provisión del «desgaste» del vehículo de manera que a los diez años podría reemplazarlo con ese ahorro.

Se obtiene así la Utilidad Antes de Intereses e Impuestos (en inglés EBIT). Se restan ahora los intereses pagados sobre las deudas a los bancos y se llega a la ganancia obtenida en el periodo, sobre la que se calcula el Impuesto de Renta y se llega finalmente a la Utilidad Neta del negocio.

Los dividendos son pagos en efectivo o en acciones que una empresa realiza a sus dueños como una parte de las ganancias obtenidas. Estos pagos representan una forma de recompensar a los accionistas por su inversión en la empresa y su participación en los beneficios generados.

Y entonces… ¿Es un buen negocio?

Con toda la información que nos presentan, podemos evaluar si lo que estamos haciendo realmente vale la pena en términos del valor producido.

Evaluar la salud económica de un negocio implica considerar múltiples aspectos. Vamos a recorrer algunos de ellos con cuidado y sin afanes.

1 – Hablemos de la rentabilidad de mi negocio.

Como se dijo más arriba, los negocios deben dejar una renta (o ganancia o utilidad o margen o beneficio). Debo vender mis productos a un precio más alto de lo que me cuesta fabricarlos o adquirirlos, por supuesto, y me debe quedar suficiente dinero para cubrir mis gastos de operación, el desgaste de mis máquinas (depreciación) y los intereses de mis préstamos. Sobre esa renta pago mi impuesto de renta (un tercio o más de lo ganado según el país) y lo que queda es la renta neta.

Una parte de esta renta se puede entregar a los socios en forma de dividendos y el resto pasa a formar parte del patrimonio de la empresa.

La rentabilidad de un negocio se calcula en relación con las ventas totales y puede ser negativa (pérdida) si los ingresos no alcanzan a cubrir los costos de producción y los gastos de operación. Esto puede ser admisible en los primeros periodos mientras crecen las ventas y se alcanza el llamado punto de equilibrio, que es el estado en el cual los ingresos son iguales a los costos y gastos.

2 – Pero no descuidemos la liquidez.

Un negocio saludable debe ganar dinero (rentabilidad) pero también debe tener dinero para atender sus pagos. La liquidez de un negocio se refiere a su capacidad para convertir rápidamente sus activos (facturas por cobrar, inventario de productos) en dinero en efectivo para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.

Si los clientes se demoran en pagar o si las mercancías se quedan en las estanterías del almacén, el dinero no llegará a tiempo para cubrir los pagos a proveedores y las cuotas de los préstamos y se tendrá que recurrir a más deuda o lo que es peor, se incumplirá y se podrá detener la operación.

3 – Y ojo con el endeudamiento.

Si nuestras deudas son muy altas nos arriesgamos a no poder cumplir con las obligaciones de pago y también a que la carga de pagos de intereses se lleve toda nuestra rentabilidad.

En resumen…

Mantener nuestro negocio bajo control desde el punto de vista de los recursos, significa conocer el proceso económico y estar consciente de los ingresos, costos, gastos y endeudamiento.

Un negocio saludable financieramente es aquel que cuenta con una liquidez adecuada, una rentabilidad sostenible y una capacidad de cumplir con sus obligaciones financieras a corto y largo plazo.

Continuará…

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